Începând cu 1 ianuarie 2025, sistemul RO e-Factura va deveni obligatoriu și pentru tranzacțiile Business to Consumer (B2C), conform OUG 69/2024 și OUG 138/2024.

Toate facturile emise de persoanele juridice către consumatori persoane fizice vor trebui transmise prin sistemul electronic de facturare, marcând o extindere semnificativă a cadrului legal actual. Scopul principal al acestei măsuri este reducerea evaziunii fiscale și îmbunătățirea colectării TVA prin monitorizarea electronică a tranzacțiilor.

CNP-ul devine opțional

Conform reglementărilor actualizate, identificarea persoanelor fizice prin codul numeric personal (CNP) nu mai este obligatorie pe facturile B2C. În lipsa unui CNP, sistemul permite utilizarea unui cod generic format din 13 zerouri (0000000000000). Această soluție tehnică asigură respectarea legislației GDPR și elimină constrângerile pentru operatorii economici care nu colectează CNP-urile clienților. Totuși, firmele care doresc să includă CNP-ul în facturi pot continua să facă acest lucru, dacă primesc consimțământul clientului.

Ce implică noua obligație pentru firme

Operatorii economici trebuie să transmită toate facturile către persoane fizice în sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile calendaristice de la emitere. În cazul în care factura nu este transmisă, amenzile pot varia între 1.000 și 2.500 lei, iar pentru facturile netransmise complet, sancțiunile pot ajunge la 15% din valoarea facturii. Aceste obligații se aplică indiferent de statutul TVA al emitentului (plătitor sau neplătitor).

Pentru clienții persoane fizice care nu utilizează Spațiul Privat Virtual (SPV), firmele au obligația de a furniza factura în format PDF sau tipărit, pe lângă transmiterea electronică în sistemul ANAF.

Schimbări tehnice și protecția datelor

Ministerul Finanțelor a reiterat angajamentul de a respecta standardele GDPR și de a implementa măsuri care asigură securitatea datelor cu caracter personal. În contextul e-Factura, datele transmise sunt folosite exclusiv în scopuri fiscale, cu respectarea secretului fiscal, iar codurile generice utilizate pentru identificarea persoanelor fizice sunt protejate împotriva utilizării abuzive.

Pentru a facilita conformarea, aplicațiile de facturare precum SmartBill sau factureaza.ro vor integra funcții automate care completează codul generic de 13 zerouri în lipsa unui CNP valid, eliminând riscul de erori tehnice.

De la 1 iulie 2025, doar facturile electronice transmise prin SPV vor fi recunoscute în contabilitate, chiar dacă anumite activități sunt exceptate de la obligația utilizării e-Factura.

Excepțiile includ servicii scutite de TVA, precum cele medicale, bancare și de asigurări, precum și livrările intracomunitare către beneficiari fără cod fiscal sau CNP din România. De asemenea, bonurile fiscale nu necesită raportare, dar facturile emise pentru acestea trebuie transmise în SPV. Livrările către misiuni diplomatice, organisme internaționale și forțe armate sunt și ele exceptate.

Agricultorii care aplică Regimul special pentru agricultori nu au obligația de a folosi e-Factura până la 30 iunie 2025, dar vor trebui să se înscrie în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025, dacă nu au optat deja pentru acest sistem.