Începând cu data de 1 ianuarie 2025, contribuabilii mici vor fi obligați să depună Fișierul standard de control fiscal (SAF-T), conform prevederilor Ordinului nr. 1.783/2021 emis de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Acest fișier reprezintă un standard internațional dezvoltat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) și are scopul de a standardiza raportările fiscale și contabile, facilitând controlul fiscal asistat de tehnologie.

Fișierul SAF-T este transmis online prin Declarația informativă D406, care asigură un transfer uniform de date din sistemele contabile ale contribuabililor către ANAF. Declarația trebuie generată în format PDF cu XML atașat și transmisă prin intermediul platformelor electronice oficiale ale ANAF.

Fișierul SAF-T permite o transmitere automată și structurat organizată a informațiilor privind registrele contabile, facturile, activele și alte date financiare relevante. Astfel, contribuabilii beneficiază de un proces de raportare simplificat, iar ANAF are acces direct la datele fiscale pentru verificări rapide și eficiente.

Pentru contribuabilii mici, obligația de depunere a fișierului SAF-T devine activă începând cu 1 ianuarie 2025. Aceștia vor transmite declarațiile lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală aplicabilă TVA. În cazul contribuabililor care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA, raportarea se va face trimestrial.

Declarația D406 se va transmite exclusiv online, utilizând serviciul „Depunere declarații” al ANAF sau portalul e-guvernare.ro.

Fiecare fișier trebuie să fie semnat electronic folosind un certificat calificat emis conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Procesul de generare a fișierului SAF-T începe cu extragerea datelor din sistemele informatice contabile ale contribuabilului, acestea fiind apoi validate și prelucrate folosind programul „Validator J”, pus la dispoziție de ANAF. Programul asigură conformitatea structurii și conținutului fișierului cu cerințele legale. În urma validării, fișierul este atașat unui document PDF care conține Declarația D406. Aceasta este semnată electronic și transmisă prin portalurile digitale.

Modelul în limba română, al formularului „Declarație informativă D406“ este disponibil la Anexa 2), cat si pe site-ul ANAF. 

Declarația D406 este structurată în mai multe secțiuni, fiecare având un rol specific:

Secțiunea A include:

• datele de identificare ale contribuabilului/platitorului care depune declaratia, cum ar fi numele, codul de identificare fiscală și adresa fiscală.

Secțiunea B detaliază:

• structura fișierului SAF-T, indicând informațiile incluse în raportare.

Secțiunea C este dedicată:

• identificării persoanei care transmite declarația prin semnătura electronică aplicată.

Secțiunea D este rezervată:

• pentru alocarea unui număr unic de înregistrare de către ANAF.

Secțiunea E consta înr-un:

• șir alfanumeric generat de aplicațiile ANAF, care identifică în mod unic documentul XML atașat în PDF, și este utilizat ca o amprentă digitală a fișierului în scopul detectării situațiilor în care apar modificări în document, după transmiterea către Agenția Națională de Administrare Fiscală.

Pentru a asigura o tranziție ușoară la noile cerințe, contribuabilii mici vor beneficia de perioade de grație.

Astfel, pentru prima raportare lunară:

• termenul de grație este de șase luni

iar pentru raportările trimestriale:

• termenul este de trei luni.

Termenele de grație sunt calculate de la ultima zi a perioadei de raportare și permit contribuabililor să se familiarizeze cu noile procese fără a fi sancționați.

Fișierul SAF-T nu trebuie depus de anumite categorii de entități, cum ar fi:

• persoanele fizice autorizate (PFA);

• întreprinderile individuale (II);

• cabinetele medicale individuale;

• instituțiile publice;

• entitățile care utilizează informații clasificate sau derulează contracte clasificate, unde transmiterea datelor ar putea expune informații sensibile.

Implementarea SAF-T aduce numeroase avantaje atât pentru contribuabili, cât și pentru autoritățile fiscale. Sistemul standardizat reduce timpul necesar raportării, elimină erorile manuale și permite o monitorizare fiscală mai eficientă. Totodată, contribuabilii mici beneficiază de un sistem clar și automatizat, care simplifică respectarea obligațiilor fiscale.

Declarația D406 este esențială pentru alinierea la standardele internaționale și pentru îmbunătățirea transparenței fiscale. Contribuabilii mici sunt încurajați să se pregătească pentru noile cerințe până la termenul limită, iar pentru detalii suplimentare, pot accesa secțiunea dedicată SAF-T pe site-ul ANAF.

Puteti vedea noul ordin aici.